Le cycle d’audit, texte en main
Ce que l’arrêté du 6 juin 2019 prévoit pour l’audit de surveillance, le renouvellement et les non-conformités. Chaque règle est citée telle qu’elle figure au texte.
du 14e au 22e mois
durant la 3e année
« La procédure de certification repose sur des audits, selon des cycles de trois années, selon des modalités précisées par arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle. »Frise établie à partir de l’arrêté du 6 juin 2019, art. 2, et de l’annexe, II.
L’audit de surveillance
« L'audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d'obtention de la certification. »
« L'audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliqué. »
Il est réalisé à distance, sauf dans les cas où l’article 2 prévoit qu’il a lieu sur site : signalement, analyse de risque issue de l’audit précédent, échantillonnage multi-sites, demande de l’organisme. Le certificateur ne revoit pas tout le référentiel :
« L'organisme certificateur procède a minima à une revue des indicateurs suivants : »
« les indicateurs ayant fait l'objet de non-conformités à l'audit initial. Une attention particulière est alors prêtée à l'efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d'action mises en place ; »
« les indicateurs ne pouvant donner lieu qu'à des non-conformités majeures mentionnés à l'article 5, applicables à l'organisme audité ; »
« les indicateurs 1,17,19, et, pour les organismes concernés, l'indicateur 3 du référentiel national figurant à l'annexe mentionnée à l'article D. 6316-1-1 du code du travail ; »
Les indicateurs 1, 17 et 19 sont donc revus à chaque surveillance, quel que soit l’organisme, ainsi que l’indicateur 3 pour les organismes concernés :
Indicateur 1 Indicateur 3 Indicateur 17 Indicateur 19
« L'absence de preuve le jour de l'audit fait l'objet d'une non-conformité. »
Le certificat affiché
« L'organisme certifié affiche son certificat dans ses locaux et sur son site internet. »
Pendant la surveillance, « Le non-respect de cette obligation donne lieu à une non-conformité majeure. »
Le renouvellement
« En cas de demande de renouvellement de certification de l'organisme, un audit de renouvellement qui s'effectue durant la troisième année avant l'expiration de la certification. »
« Le renouvellement de la certification suppose la réalisation d'un audit de renouvellement sur place avant la date d'échéance du certificat et dans des délais compatibles avec la levée, avant échéance du certificat, des non-conformités majeures éventuelles. »
« L'audit de renouvellement est réalisé conformément au déroulement d'un audit initial »
: il porte donc sur l’ensemble des indicateurs applicables à l’organisme.
Les non-conformités
« Une non-conformité est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. »
- Mineure
-
« La non-conformité mineure est la prise en compte partielle d'un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée. »
Délai :
« pour une non-conformité mineure, le plan d'action établi est adressé à l'organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois. »
« Si la non-conformité mineure n'est pas levée à l'audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure »
. - Majeure
-
« La non-conformité majeure est la non prise en compte d'un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée. »
Délai :
« pour une non-conformité majeure, la mise en œuvre d'actions correctives doit être effective sous trois mois »
.« A défaut de mise en œuvre des actions correctives dans le délai de trois mois, la certification n'est pas délivrée ou est suspendue. »
« A défaut de mise en œuvre des actions correctives dans un délai de trois mois après la notification de la suspension, la certification est retirée ou n'est pas renouvelée. »
« L'existence d'au moins cinq non-conformités mineures non levées à la prise de décision constitue une non-conformité majeure. »
Les indicateurs sans niveau mineur
L’article 5 de l’arrêté range 17 indicateurs parmi ceux qui
« ne peuvent donner lieu qu'à des non-conformités majeures »
:
4 5 6 7 10 11 14 15 16 20 21 22 26 27 29 31 32
Ce qui est en jeu
La certification conditionne l’accès aux financements publics et mutualisés de la formation :
« Les prestataires mentionnés à l'article L. 6351-1 financés par un opérateur de compétences, par la commission mentionnée à l'article L. 6323-17-6, par l'Etat, par les régions, par la Caisse des dépôts et consignations, par l'opérateur France Travail ou par l'institution mentionnée à l'article L. 5214-1 sont certifiés sur la base de critères définis par décret en Conseil d'Etat. »
Le ministère du Travail précise que « si un organisme certifié perd sa certification, les financements engagés seront maintenus »
.
Questions
Quand a lieu l'audit de surveillance Qualiopi ?
L'arrêté du 6 juin 2019 fixe une fenêtre : « L'audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d'obtention de la certification. » Le texte ne donne pas de date plus précise. Nous ne calculons jamais de date à la place d'un organisme : un renouvellement récent ou un audit déjà passé changent le point de départ.
L'audit de surveillance Qualiopi se fait-il à distance ?
En principe, oui : « L'audit de surveillance est réalisé à distance. » Le même article 2 de l'arrêté du 6 juin 2019 prévoit des cas où il a lieu sur site : un signalement conforme aux règles de réclamation du certificateur, le résultat d'une analyse de risque issue de l'audit précédent, un échantillonnage pour les organismes multi-sites, ou la demande de l'organisme audité.
Que vérifie le certificateur lors de l'audit de surveillance ?
Il « procède a minima à une revue des indicateurs suivants » : ceux qui ont donné lieu à des non-conformités à l'audit initial, ceux qui ne peuvent donner lieu qu'à des non-conformités majeures, et « les indicateurs 1,17,19, et, pour les organismes concernés, l'indicateur 3 ». L'indicateur 1, l'information publiée sur vos prestations, est donc revu à chaque audit de surveillance.
Que se passe-t-il en cas de non-conformité majeure Qualiopi ?
Les actions correctives doivent être effectives sous trois mois. « A défaut de mise en œuvre des actions correctives dans le délai de trois mois, la certification n'est pas délivrée ou est suspendue. » Si rien n'est corrigé dans les trois mois qui suivent la notification de la suspension, « la certification est retirée ou n'est pas renouvelée » (arrêté du 6 juin 2019, art. 5).
Que devient une non-conformité mineure Qualiopi ?
Le plan d'action doit être « mis en œuvre dans un délai de six mois », et sa mise en œuvre est vérifiée à l'audit suivant. « Si la non-conformité mineure n'est pas levée à l'audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure » (arrêté du 6 juin 2019, art. 5). À l'audit initial, au moins cinq non-conformités mineures non levées constituent une non-conformité majeure (art. 1).
Faut-il afficher son certificat Qualiopi sur son site internet ?
Oui. « L'organisme certifié affiche son certificat dans ses locaux et sur son site internet » (arrêté du 6 juin 2019, art. 1). Le certificateur vérifie cette obligation lors de l'audit de surveillance, et l'article 2 précise : « Le non-respect de cette obligation donne lieu à une non-conformité majeure. » Sans site internet, une copie est communiquée au candidat, au stagiaire, à l'apprenti ou au financeur qui la demande.
Que deviennent les financements en cours si la certification Qualiopi est perdue ?
Le ministère du Travail l'écrit sur sa page consacrée au référentiel : « De même, si un organisme certifié perd sa certification, les financements engagés seront maintenus. » La certification est en effet exigée à la date de conclusion de la convention avec le financeur, ou à la date de son accord de prise en charge.
Combien de temps dure une certification Qualiopi ?
Trois ans. Le référentiel indique que « La procédure de certification repose sur des audits, selon des cycles de trois années » : un audit initial, un audit de surveillance, puis, « En cas de demande de renouvellement de certification de l'organisme, un audit de renouvellement qui s'effectue durant la troisième année avant l'expiration de la certification ». Cet audit de renouvellement a lieu sur place.